衿星有限公司

你有沒有遇過這種情況：花了五分鐘向客戶或主管解釋背景，他們卻在最後一句才明白你要表達的重點？甚至有時候，對方沒等你講完就做了自己的判斷；或者，你講完了他們還是聽不懂你要表達的重點。

在快節奏的商業環境裡，說話的順序，往往比內容本身更影響結果。專業顧問都在用的邏輯工具—金字塔原理（Minto Pyramid Principle），能應用在日常的客戶對話、跨部門協作、甚至簡訊與 Email 溝通中。我也用於幫助客戶成功人員與客戶經理部門同仁，讓說的每一句話都更有方向、更有效率。

從麥肯錫會議室走出來的「金字塔」

金字塔原理由 Barbara Minto 在 1970 年代提出。當時她是麥肯錫（McKinsey & Company）首位女性顧問，負責培訓新顧問如何在短時間內向高階決策者匯報。

她觀察到一個現象：內容再有價值，如果開場沒有抓住重點，就會被聽眾「放空」忽略。於是，她設計了一套結構化思考與表達的方式——先講結論，再用理由和細節支撐，並將層層支撐的邏輯圖像化為金字塔形狀。這方法後來成為麥肯錫顧問的溝通標準，也被全球許多企業視為內部溝通的黃金準則。

什麼是金字塔原理？

用最簡單的話說，它是一種自上而下的表達法，讓聽眾先得到結論（What），再理解為什麼（Why），最後才吸收如何做到（How）。

結構像金字塔一樣：頂層是核心結論（What）；中層是主要理由（Why）；底層是事實、數據或案例（How）。為什麼它重要？因為遵循了一個關鍵心理要素：人們更容易在知道方向之後，再去消化細節。

為什麼這方式今日依然重要？

第一，它可以縮短決策時間。當你先說「我們建議在 Q4 前升級到新方案」，客戶馬上知道要不要往下聽，而不是被一連串背景資訊淹沒。

第二，它能降低資訊遺失風險。即使會議被打斷，先給結論也能確保關鍵訊息送達。

第三，它促進跨部門合作。工程或產品團隊沒有時間閱讀完整需求檔案，金字塔式的開場能讓他們立即抓到重點。

日常應用場景與開場範例

而且工作日常應用場景，時刻都能用，例如，在季度商業回顧時，可以這樣開場：「這季您的平台使用率提升了 22%（結論），主要因為新功能 A 上線與培訓 B（理由）。根據使用報告，本月活躍用戶從 1,200 增至 1,460（細節）。」

在處理客訴時，可以這樣表達：「我們已恢復您的服務並補償 3 天額度（結論）。原因是第三方 API 異常（理由）。我們已加上監控與備援機制（細節）。」

在提出內部資源申請時，可以這樣說：「建議下季為高價值客戶增加兩場進階培訓（結論），因為這群客戶的留存率與擴充潛力最高（理由）。去年類似專案 ROI 達 180%（細節）。」

如何養成金字塔思維？

四步驟教你如何養成金字塔思維：

第一，開口前先問自己：「對方最想聽到的結論是什麼？」

第二，限制理由數量，每層理由控制在三到四個，方便記憶。

第三，同層內容保持一致，不要把「原因」和「解決方案」混在同一層。

第四，演練短版，用三十秒說出結論與理由，確保能在任何情境下快速傳達。

如何練習金字塔原理

知道方法還不夠，更重要的是透過練習，把它變成日常習慣。以下提供幾個簡單的練習方式，搭配分階段訓練，循序漸進養成表達習慣：

第一階段：分階練習（循序漸進建立習慣）

步驟一：
保持原本的說話方式，但強迫自己在說完後，加上一個「結論」，讓對方知道這次談話的重點或目的。

步驟二：
在生活中練習，用金字塔原理的方式表達，例如日常聊天時，先丟出重點，再補原因。

步驟三：
在工作場景中，特別是短會議或快速交流，持續使用「結論 → 理由 → 細節」的方式，帶入更多真實情境。

第二階段：四種日常練習方法

1. 三十秒開場練習
選一個今天要回覆客戶或主管的主題，限制自己在三十秒內說完。第一句一定要是「結論」，接著補上兩到三個理由，最後再補細節。

2. 會議紀錄重組
拿一份冗長的會議紀錄或內部信件，把它濃縮成：「結論一句話 + 三個理由 + 細節補充」。
這能幫助你練習歸納，也讓訊息更精煉。

3. 角色扮演
兩人一組，一人扮演客戶，一人用金字塔結構回應。
例如：客戶抱怨功能延遲時，你先說「我們的解決方案是…（結論）」，再補原因，最後補細節。

4. 每日一句話挑戰
每天在部門 Slack/Line 群組，固定一個主題，大家用一句「結論 → 理由」來分享。
例如：「今天最大的進展是完成 QBR 報告（結論），因為我們已經收齊所有客戶數據（理由）。」

小提醒

• 先讓對方知道你要什麼
• 不要混淆「原因」和「解決方案」
• 控制理由在三到四個內，避免過度複雜
  

金字塔原理不是要你像機器人背稿，而是幫助你在複雜情況中保持清晰，即使在最忙碌、壓力最大的時候，也能確保訊息不會走散。下次你要回覆客戶或準備會議時，不妨試試這個公式：結論 → 理由 → 細節。

記住，第一句話，就要讓對方知道你希望他做什麼或知道什麼。

（濃縮精華版刊登於 經濟日報 ）